REGIA GSD: simulazione di risparmio

Costi per trasferte

Gli osservatori internazionali sul business travel stimano che l’utilizzo di un sistema strutturato per la gestione delle trasferte dei propri viaggiatori consenta all’azienda fino al 15% di risparmio sui costi sostenuti. Pertanto, un'azienda che sostiene circa 400.000 € all'anno di costi per viaggi e trasferte può economizzare fino a 60.000 €.

Maggior controllo delle spese: le POLICY
Grazie all’inserimento di policy di spesa, l’azienda può stimare e tenere sotto controllo l’impegno economico necessario ogni anno per le trasferte dei propri viaggiatori.

Business Intelligence
L’azienda può utilizzare i dati inseriti nel sistema per eseguire analisi mirate (ad esempio per periodo, viaggiatore, destinazione, ecc.) utili ad abbattere ulteriormente i costi di trasferta. Ad esempio, rilevando le compagnie aeree o le strutture ricettive utilizzate più di frequente, può negoziare convenzioni con le stesse, forte di un potere contrattuale sostenuto da dati concreti di utilizzo dei servizi offerti.

 

Costi di gestione

Strutturando e snellendo i processi, Regia GSD permette all’azienda di ridurre i costi di gestione delle spese dei propri viaggiatori, dall’organizzazione della trasferta al back office.

In assenza di un sistema strutturato per la gestione dei processi, infatti, le tempistiche e i costi sono in media quelli mostrati nel prospetto seguente.

Attività Persone* Tempo/Persona (h/mese) Totale h  Quota/h**  Importo Totale
organizzazione trasferta 50 viaggiatori
1 h 50 h 25 € 1.250 €
compilazione nota spese 50 viaggiatori
1 h 50 h 25 € 1.250 €
gestione contabilità e rimborsi  un addetto  
40 h
40 h 25 € 1.000 €
controllo di gestione e back office  un addetto 
8 h 8 h 25 € 200 €
          3.700 €

* ipotesi di una realtà che conta 50 viaggiatori       **Costo medio a persona stimato pari a 25,00 €/ora

Regia GSD permette di abbattere il tempo necessario alla gestione delle pratiche. Anche l'impegno economico sarà quindi molto diverso

Attività Persone* Tempo/Persona (h/mese) Totale h  Quota/h** 
Importo Totale
organizzazione trasferta 50 viaggiatori
25 min 20,8 h
25 € 520 €
compilazione nota spese 50 viaggiatori
30 min 25 h
25 € 625 €
gestione contabilità e rimborsi  un addetto  
16 h 16 h
25 € 400 €
controllo di gestione e back office  un addetto 
2,5 h 2,5 h
25 € 62,50 €
          1.607,50 €

* ipotesi di una realtà che conta 50 viaggiatori       **Costo medio a persona stimato pari a 25,00 €/ora

Il risparmio è pari a circa il 57% dei costi sostenuti.

In media, Regia GSD permette una riduzione dei costi di gestione compresa tra il 50 e l’80%, a seconda delle realtà aziendali in cui viene utilizzato.

Il tempo risparmiato può così essere utilizzato per attività legate esclusivamente al business.

Minore possibilità di errore
Il sistema controlla in automatico che gli inserimenti dei dati di spesa siano conformi alle norme aziendali, riducendo gli errori di compilazione e le eventuali “eccezioni” allo standard, quindi costi aggiuntivi.

 

Recupero IVA

In base alla vigente normativa, l’azienda può scaricare l’IVA su spese documentate e gestite secondo un processo determinato a norma di legge, evitando quindi che questa le rimanga come costo.

Regia GSD permette di calcolare con facilità e precisione la percentuale di IVA che l’azienda può recuperare sulle spese sostenute per le trasferte dei propri dipendenti. Su ogni spesa viene applicata l’aliquota IVA corretta (4, 10 o 22%) e si effettua poi la distinzione tra IVA detraibile e IVA non detraibile. Regia GSD calcola quindi il massimo recupero IVA consentito.

Le spese per vitto e alloggio ammontano a circa il 40% dei costi sostenuti per le trasferte dei dipendenti. Ipotizzando un recupero IVA pari al 10% (aliquota prevista per spese di vitto e alloggio) e considerando che la spesa s’incrementa all’aumentare sia del numero dei viaggiatori sia della frequenza delle trasferte, nel prospetto seguente alcuni esempi di recupero IVA:

Spesa totale anno
Recupero IVA
100.000 € 10.000 €
150.000 € 15.000 €
300.000 € 30.000 €

Cifre che possono essere investite per altre attività o progetti aziendali.