DDS: Conservazione Sostitutiva

  • Cos'è la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un metodo di archiviazione dei documenti aziendali alternativo all’archiviazione cartacea introdotto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze con decreto del 23 gennaio 2004.

  • Cosa serve per attuare la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva prevede che ogni documento elettronico conservato sia corredato di chiavi di ricerca (ragione sociale, partita IVA, data, numero documento, ecc) e che vi vengano applicati la firma digitale del responsabile della conservazione e una marca temporale.

  • In che modo il sistema DDS facilita la conservazione sostitutiva?

L'azienda che utilizza il sistema DDS è già pronta per la conservazione sostitutiva. I documenti archiviati dal DDS, infatti, hanno già al loro interno le chiavi di ricerca: con una semplice funzione è quindi possibile generare gli indici che verranno passati al software di conservazione.

  • Con quali software di conservazione si può interfacciare il sistema DDS?

Il sistema DDS può generare indici per qualunque software di conservazione: l'importante è conoscerne i requisiti tecnici. Fornisce inoltre in modo nativo il supporto alla conservazione in cloud, in collaborazione con Krill, società specializzata nell'archiviazione dei documenti digitali.

  • Cos'è la conservazione sostitutiva in cloud?

La conservazione sostitutiva in cloud è un servizio che si occupa di tutte le fasi della conservazione. Non sono pertanto richiesti dispositivi hardware, software o di firma digitale, marche temporali e responsabili della conservazione. E' sufficiente conferire un canone annuale, definito sulla base del numero di documenti conservati. Questi sono caricati via FTP ed è possibile consultarli via web.

 

"Conservazione sostitutiva, fate la cosa giusta..."