DDS: come funziona

Qualora ad esempio l'azienda desideri inviare ai suoi clienti le fatture via e-mail, archiviare le stesse in formato elettronico e attivarne la conservazione sostitutiva, grazie al sistema DDS si registrerà un impatto minimo sui processi aziendali in quanto non saranno necessari nè alcuna modifica al software gestionale nè alcun utilizzo di database.

DDS consente infatti di definire dei "Tipi documento" per ognuno dei quali si identificano, a partire da un modello, le chiavi da estrarre dal documento.

Printscreen DDS

Tramite una semplice stampante PDF (consigliamo Docuprinter, ma anche tutte le altre sono riconosciute e utilizzabili dal sistema), l'utente crea un file PDF contenente tutte le fatture che desidera inviare e lo deposita nella cartella di elaborazione del DDS.

Il sistema DDS apre il file, riconosce il tipo di documento e sulla base della configurazione definita inizialmente effettua le seguenti operazioni:

  • suddivide il file in singoli documenti
  • invia ogni fattura al destinatario (l'e-mail viene estratta dal documento o ricavata tramite una query SQL dal gestionale)
  • archivia le fatture (per cliente, per anno, ecc)
  • invia al responsabile del processo un messaggio contenente l'elenco dettagliato delle operazioni effettuate

 

Le fatture così archiviate contengono al loro interno le chiavi di ricerca (metadati) che rendono facilmente attuabile la conservazione sostitutiva.

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